Online-Events richtig planen und erfolgreich umsetzen

5 Praxis-Tipps für Ihren nächsten Online-Event

Online-Events unterscheiden sich nicht nur technisch von klassischen Live-Veranstaltungen mit Publikum vor Ort. Auch inhaltlich sollten Sie den veränderten Bedingungen Rechnung tragen, um Ihrem Publikum nicht einfach nur einen simplen Video-Stream, sondern ein echtes Erlebnis zu bieten.

In diesem Beitrag erfahren Sie in 5 kurzen Praxis-Tipps, worauf Sie schon in der Planung achten sollten und welche Faktoren während dem Event entscheidend sein können.

1. Ziele definieren

Der erste Tipp gilt prinzipiell für alle Arten von Veranstaltungen, denn bei jedem Event steht am Anfang die Frage, welche Ziele erreicht werden sollen. Handelt es sich um einen kommerziellen Anlass? Soll Wissen vermittelt werden oder steht die Unterhaltung im Vordergrund? Möchten Sie mit Ihrem Publikum live interagieren? Soll der Anlass aufgezeichnet und später angeschaut werden können? Und nicht zu vergessen: Ist der Event öffentlich oder nur für eine geschlossene Gruppe zugänglich?

Welche Ziele Sie verfolgen ist gar nicht mal so entscheidend, sondern vielmehr, dass Sie überhaupt ein Ziel haben und sich auch konsequent daran orientieren. Oder wie es Christian Morgenstern sinngemäss sagte: "Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden."

2. Das richtige Format wählen

Nachdem Sie die Ziele und Rahmenbedingungen definiert haben, geht es darum, das passende Format zu finden. Wir unterscheiden im Wesentlichen zwischen drei Arten von Events:

  • Live-Event
    Die klassische "Präsenzveranstaltung", wie sie vor einigen Monaten noch der Standard war: Der Anlass findet an einen definierten Ort statt, beginnt um eine bestimmte Zeit und endet auch irgendwann. Das Publikum muss also zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Mit dieser Event-Art wollen wir uns hier aber nicht näher beschäftigen.
  • Online-Event
    Ihr Anlass findet rein virtuell, also ohne Live-Publikum vor Ort statt. Dabei ist es erst einmal irrelevant, ob Sie live senden oder Ihr Publikum Sie zeitversetzt sieht. Auch der Ort spielt vorerst keine Rolle. Darauf gehen wir im nächsten Kapitel näher ein.
  • Hybrid-Event
    Möglicherweise der neue Standard: Eine Veranstaltung mit Live-Publikum vor Ort wird parallel dazu ins Internet übertragen, um die Vorteile von Live- und Online-Events perfekt zu kombinieren. Je nach Setup ist auch das zeitversetzte Anschauen auf Abruf (on-demand) möglich.

Aktuell kommt ja nur der Online-Event in Frage, aber es werden wieder Zeiten kommen, in denen Live- und Hybrid-Events möglich sein werden. Wir freuen uns schon jetzt darauf!

3. Den passenden Ort aussuchen

Auch virtuelle Veranstaltungen finden schlussendlich irgendwo an einem physischen Ort in der realen Welt statt. Vom einfachen Live-Stream aus dem Homeoffice bis hin zur aufwendigen Live-Produktion aus einem permanent eingerichtetem Studio ist alles möglich.

Dabei sind die Entscheidungskriterien gar nicht so viel anders, als bei einem normalen Live-Event. Im Prinzip gibt es nur zwei Möglichkeiten: Sie gehen mit Ihrem Event an einen Ort, der dafür ausgelegt ist und über die benötigte Technik verfügt oder Sie holen sich den Event und alles, was es dazu braucht, zu Ihnen. Der grösste Unterschied zu einem normalen Event ist, dass das Publikum nicht anwesend sein wird. Die Grösse des Raumes ist also nicht mehr vom Publikum abhängig, sondern nur noch von Art und Inhalt Ihres Events.

In jedem Fall gilt, dass ein Live-Stream nur mit schnellem Internet möglich ist. Heutzutage verfügen eigentlich alle Event-Locations wie Messehallen, Seminar-Hotels und öffentliche Mehrzweckhallen über die nötige Upload-Geschwindigkeit. Selbst die meisten Kirchen sind mit einem passenden Anschluss ausgestattet und dank 5G ist sogar ein Live-Stream aus dem Wald denkbar.

Nutzen Sie doch diese Freiheit und suchen Sie sich auch mal einen ungewöhnlichen Ort aus. Zum Beispiel eine schöne Dachterrasse mit einer wunderbaren Aussicht über die ganze Stadt oder die gemütliche Kaffee-Lounge bei Ihnen im Büro. Wie wäre es mit dem eleganten Foyer am Firmenhauptsitz oder ein Stream direkt aus Ihrer Abteilung? Oder der schöne Saal im Restaurant um die Ecke statt der grossen Messehalle in der nächsten Stadt.

Selbstverständlich freut sich das Seminarhotel, in welchem Sie in den letzten Jahren immer ihre Kongresse abgehalten haben, im Moment umso mehr, wenn Sie auch für Ihren Online-Event dort einen Raum mieten.

4. Testen, testen, testen!

Diese Punkt ist schnell erklärt: Streaming-Technologie ist ziemlich komplex und längst nicht so zuverlässig, wie man meinen könnte. Selbst kleinste Pannen können zu Komplettausfällen führen. Aber auch kurze Bild-Aussetzer oder ein nicht synchroner Ton machen den Event für Ihr Publikum zu einem negativen Erlebnis. Darum sollten Sie immer genügend Vorlaufzeit einrechnen, um den gesamten Ablauf zu proben und die Technik auf Herz und Nieren zu testen. Bedenken Sie dabei auch die höheren Personal- und Technikkosten.

5. Das Publikum (unter-)halten

Ein entscheidender Nachteil eines grösseren Online-Events ist, dass Sie Ihr Publikum nicht sehen können. Sie merken also nicht, wenn die Leute abgelenkt sind, vom Bildschirm weggehen oder sogar schon eingeschlafen sind. Und diese Gefahr besteht tatsächlich, denn Studien haben gezeigt, dass schon nach kurzer Zeit passiven Konsums am Bildschirm die Aufmerksamkeit drastisch sinkt. Spätestens nach 60 bis 75 min ist bei den meisten Teilnehmern die Aufnahmefähigkeit erschöpft und höchste Zeit für eine kurze Pause.

Nutzen Sie deshalb möglichst viele der folgenden Elemente, um Spannung und Abwechslung in Ihren Online-Event zu bringen.

  • Mit dem Publikum interagieren
    Versuchen Sie, Ihr Publikum so oft wie möglich aktiv einzubinden. Führen Sie z.B. kleine Umfragen und Abstimmungen durch oder fordern Sie die Zuschauer auf, sich im Chat einzubringen. Bieten Sie parallel zum Stream ein Q&A an, auf welches Sie entweder fortlaufend oder jeweils am Ende jeder Session eingehen.
  • Schaffen Sie viele kleine Höhepunkte statt einem "Grande Finale"
    Die Gefahr, Zuschauer zu verlieren, steigt mit jeder Minute, in der zu wenig passiert oder kein Mehrwert geboten wird. Versuchen Sie darum, den Inhalt so zu strukturieren, dass er in regelmässigen, kleinen Häppchen "konsumiert" werden kann. Ähnlich einem guten Krimi hält das die Spannung hoch.
  • Häufige Medienwechsel einbauen
    Mit Medienwechsel ist keinesfalls gemeint, dass Ihr Publikum ständig die Plattform wechseln soll. Aber Sie können, wie bei einem normalen Vortrag auch, für Abwechslung sorgen, indem Sie verschiedene Medien nutzen. Lockern Sie ihren Online-Event z.B. durch kurze Video-Einspieler auf. Selbst Flipcharts sind mit der richtigen Kameraeinstellung kein Problem.
  • Öfter mal die Perspektive wechseln
    Wenn immer möglich und sinnvoll sollten Sie mit mehr als einer Kamera arbeiten, damit Sie Ihrem Publikum die Sicht aus mehreren Perspektiven ermöglichen. Das hält die Aufmerksamkeit hoch und macht den Stream abwechslungsreicher. Je nach verwendeter Hard- und Software sind auch spannende Bild-im-Bild-Kombinationen möglich.
  • Wenn möglich Breakout-Sessions einplanen
    Haben Sie schon mal versucht, den Raum zu verlassen, ohne aufzustehen? Bei Online-Events ist das denkbar einfach. Teilen Sie ihr Publikum auf mehrere virtuelle Gruppenräume auf und behandeln Sie verschiedene Themen separat. Das können geführte Workshops sein oder auch selbständige Gruppenarbeiten.

Keine Sorge: Sie müssen jetzt nicht krampfhaft versuchen, alle Elemente zu nutzen. Kombinieren Sie einfach diejenigen, die zu Ihrem Event passen und Ihnen selber Spass machen. Das wirkt am besten.

Ob rein virtuell oder hybrid, ob bei Ihnen oder im Studio: Wie Sie sich entscheiden, ist ganz Ihnen überlassen (und den aktuell geltenden behördlichen Auflagen - aber das ist ein anderes Thema...).