Fünf Praxis-Tipps für deinen nächsten Online-Event

Online-Events unterscheiden sich nicht nur technisch von klassischen Live-Veranstaltungen mit Publikum vor Ort. Auch inhaltlich solltest du den veränderten Bedingungen Rechnung tragen, um deinem Publikum nicht einfach nur einen simplen Video-Stream, sondern ein echtes Erlebnis zu bieten.

In diesem Beitrag erhältst du in fünf kurzen Praxis-Tipps, worauf du schon in der Planung achten solltest und welche Faktoren während dem Event entscheidend sein können.

1. Ziele definieren

Der erste Tipp gilt prinzipiell für alle Arten von Veranstaltungen, denn bei jedem Event steht am Anfang die Frage, welche Ziele erreicht werden sollen. Handelt es sich um einen kommerziellen Anlass? Soll Wissen vermittelt werden oder steht die Unterhaltung im Vordergrund? Möchtest du mit deinem Publikum live interagieren? Soll der Anlass aufgezeichnet und später angeschaut werden können? Und nicht zu vergessen: Ist der Event öffentlich oder nur für eine geschlossene Gruppe zugänglich?

Welche Ziele du verfolgst, ist gar nicht mal so entscheidend, sondern vielmehr, dass du überhaupt ein Ziel hast und sich auch konsequent daran orientierst. Oder wie es Christian Morgenstern sinngemäss sagte: „Wer das Ziel nicht kennt, wird den Weg nicht finden.“

2. Das richtige Format wählen

Nachdem du die Ziele und Rahmenbedingungen definiert hast, geht es darum, das passende Format zu finden. Wir unterscheiden im Wesentlichen zwischen drei Arten von Events:

  • Live-Event
    Die klassische „Präsenzveranstaltung“, wie sie vor einigen Monaten noch der Standard war: Der Anlass findet an einen definierten Ort statt, beginnt um eine bestimmte Zeit und endet auch irgendwann. Das Publikum muss also zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Mit dieser Event-Art wollen wir uns hier aber nicht näher beschäftigen.
  • Online-Event
    Dein Anlass findet rein virtuell, also ohne Live-Publikum vor Ort statt. Dabei ist es erst einmal irrelevant, ob du live sendest oder dein Publikum dich zeitversetzt sieht. Auch der Ort spielt vorerst keine Rolle. Darauf gehen wir im nächsten Kapitel näher ein.
  • Hybrid-Event
    Möglicherweise der neue Standard: Eine Veranstaltung mit Live-Publikum vor Ort wird parallel dazu ins Internet übertragen, um die Vorteile von Live- und Online-Events perfekt zu kombinieren. Je nach Setup ist auch das zeitversetzte Anschauen auf Abruf (on-demand) möglich.

Bis vor Kurzem kamen ja nur Online-Events in Frage, aber mit dem Fortschreiten der Lockerungen werden auch wieder Grossveranstaltungen mit Live-Publikum möglich. Wir sind davon überzeugt, dass sich hybride Veranstaltungen etablieren werden und auch nach Corona nicht verschwinden.

3. Den passenden Ort aussuchen

Auch virtuelle Veranstaltungen finden schlussendlich irgendwo an einem physischen Ort in der realen Welt statt. Vom einfachen Live-Stream aus dem Homeoffice bis hin zur aufwendigen Live-Produktion aus einem permanent eingerichtetem Studio ist alles möglich.

Dabei sind die Entscheidungskriterien gar nicht so viel anders, als bei einem normalen Live-Event. Im Prinzip gibt es nur zwei Möglichkeiten: du gehst mit deinem Event an einen Ort, der dafür ausgelegt ist und über die benötigte Technik verfügt oder du holst dir den Event und alles, was es dazu braucht zu dir. Der grösste Unterschied zu einem normalen Event ist, dass das Publikum nicht anwesend sein wird. Die Grösse des Raumes ist also nicht mehr vom Publikum abhängig, sondern nur noch von Art und Inhalt deines Events.

In jedem Fall gilt, dass ein Live-Stream nur mit schnellem Internet möglich ist. Heutzutage verfügen eigentlich alle Event-Locations wie Messehallen, Seminar-Hotels und öffentliche Mehrzweckhallen über die nötige Upload-Geschwindigkeit. Selbst die meisten Kirchen sind mit einem passenden Anschluss ausgestattet und dank 5G ist sogar ein Live-Stream aus dem Wald denkbar.

Nutze doch diese Freiheit und suche dir auch einmal einen ungewöhnlichen Ort aus. Zum Beispiel eine schöne Dachterrasse mit einer wunderbaren Aussicht über die ganze Stadt oder die gemütliche Kaffee-Lounge bei dir im Büro. Wie wäre es mit dem eleganten Foyer am Firmenhauptsitz oder ein Stream direkt aus deiner Abteilung? Oder der schöne Saal im Restaurant um die Ecke statt der grossen Messehalle in der nächsten Stadt.

Selbstverständlich freut sich das Seminarhotel, in welchem du in den letzten Jahren immer deine Kongresse abgehalten hast, im Moment umso mehr, wenn du auch für deinen Online-Event dort einen Raum mietest.

4. Testen, testen, testen!

Diese Punkt ist schnell erklärt: Streaming-Technologie ist ziemlich komplex und längst nicht so zuverlässig, wie man meinen könnte. Selbst kleinste Pannen können zu Komplettausfällen führen. Aber auch kurze Bild-Aussetzer oder ein nicht synchroner Ton machen den Event für dein Publikum zu einem negativen Erlebnis. Darum solltest du immer genügend Vorlaufzeit einrechnen, um den gesamten Ablauf zu proben und die Technik auf Herz und Nieren zu testen. Bedenke dabei auch die höheren Personal- und Technikkosten.

5. Das Publikum (unter-)halten

Ein entscheidender Nachteil eines grösseren Online-Events ist, dass du dein Publikum nicht sehen kannst. Du merkst also nicht, wenn die Leute abgelenkt sind, vom Bildschirm weggehen oder sogar schon eingeschlafen sind. Und diese Gefahr besteht tatsächlich, denn Studien haben gezeigt, dass schon nach kurzer Zeit passiven Konsums am Bildschirm die Aufmerksamkeit drastisch sinkt. Spätestens nach 60 bis 75 Minuten ist bei den meisten Teilnehmenden die Aufnahmefähigkeit erschöpft und höchste Zeit für eine kurze Pause.

Nutze deshalb möglichst viele der folgenden Elemente, um Spannung und Abwechslung in deinen Online-Event zu bringen.

  • Mit dem Publikum interagieren
    Versuche, dein Publikum so oft wie möglich aktiv einzubinden. Führe z. B. kleine Umfragen und Abstimmungen durch oder fordere die Zuschauenden auf, sich im Chat einzubringen. Biete parallel zum Stream ein Q & A an, auf welches du entweder fortlaufend oder jeweils am Ende jeder Session eingehst.
  • Schaffe viele kleine Höhepunkte statt einem „Grande Finale“
    Die Gefahr, Zuschauende zu verlieren, steigt mit jeder Minute, in der zu wenig passiert oder kein Mehrwert geboten wird. Versuche darum, den Inhalt so zu strukturieren, dass er in regelmässigen, kleinen Häppchen „konsumiert“ werden kann. Ähnlich einem guten Krimi hält das die Spannung hoch.
  • Häufige Medienwechsel einbauen
    Mit Medienwechsel ist keinesfalls gemeint, dass dein Publikum ständig die Plattform wechseln soll. Aber du kannst, wie bei einem normalen Vortrag auch, für Abwechslung sorgen, indem du verschiedene Medien integrierst. Lockere deinen Online-Event z. B. durch kurze Video-Einspieler auf – selbst Flipcharts sind mit der richtigen Kameraeinstellung kein Problem.
  • Öfter mal die Perspektive wechseln
    Wenn immer möglich und sinnvoll solltest du mit mehr als einer Kamera arbeiten, damit du deinem Publikum die Sicht aus mehreren Perspektiven ermöglichst. Das hält die Aufmerksamkeit hoch und macht den Stream abwechslungsreicher. Je nach verwendeter Hard- und Software sind auch spannende Bild-im-Bild-Kombinationen möglich.
  • Wenn möglich Breakout-Sessions einplanen
    Habst du schon mal versucht, den Raum zu verlassen, ohne aufzustehen? Bei Online-Events ist das denkbar einfach. Teile dein Publikum auf mehrere virtuelle Gruppenräume auf und behandele verschiedene Themen separat. Das können geführte Workshops sein oder auch selbständige Gruppenarbeiten.

Keine Sorge: Du musst jetzt nicht krampfhaft versuchen, alle Elemente zu nutzen. Kombiniere einfach diejenigen, die zu deinem Event passen und dir selber Spass machen. Das wirkt am besten.

Ob rein virtuell oder hybrid, ob bei dir oder im Studio: Wie du dich entscheidest, ist ganz dir überlassen (und den aktuell geltenden, behördlichen Auflagen.