Der LAVEBA-Mitarbeiteranlass: Wie wir eine Veranstaltung mit 1200 Gästen erfolgreich umsetzten

Die Organisation eines Anlasses mit rund 1200 Teilnehmenden ist für sich schon eine Herausforderung. Wenn diese Veranstaltung dann auch noch auf einer Fläche von 4500 m² und unter einer 14 Meter hohen Decke stattfindet, wird es gerade aus technischer Sicht besonders spannend. Wie wir dieses Grossprojekt erfolgreich umsetzten, erklären die Projektleiter Matthias König und Jan Widmer.

Die Dimensionen: Gross, grösser, St.Galler Kantonalbank-Halle

Schon beim Betreten der Halle wurde klar: Dies wird keine 08/15-Produktion. Eine Halle dieser Grösse erfordert viel Planung, insbesondere was den Einsatz von Technik und Personal betrifft. Mit fast einem halben Kilometer Traversen an 60 Motorenkettenzügen und über 180 Lampen war der Materialaufwand schon sehr beachtlich.

Die Planung im Vorfeld: Koordination bis ins letzte Detail

Eine der Herausforderungen war die detaillierte Abstimmung mit den zahlreichen Beteiligten, die bei einem solchen Event involviert sind: Auftraggeber, Künstler, Hallenbetreiber, Catering, externe Zulieferer und weitere Partner, um nur einige zu nennen. Ein technisches Gesamtkonzept zu entwickeln, das allen Bedürfnissen gerecht wird, verlangt einerseits ein tiefes Verständnis der Materie und andererseits ein hohes Mass an proaktiver Kommunikation, denn so gelangen alle relevanten Informationen rechtzeitig zu den richtigen Entscheidungsträgern.

Der Aufbau vor Ort: Wenn die Zeit gegen dich arbeitet

Entscheidend für den erfolgreichen Aufbau war vor allem der detaillierte Zeitplan mit klar definierten Tageszielen, um die Kontrolle über die verschiedenen Aufgaben und Absprachen zu behalten. Jede Änderung wurde direkt mit allen Beteiligten abgestimmt, was eine reibungslose Durchführung sicherstellte.

Auch der Einsatz der verschiedenen Helfer und Freelancer musste genau koordiniert werden, denn es gibt gewisse Arbeiten, die nicht parallel ausgeführt werden können. Nur schon das Aufhängen der 60 Motorenkettenzüge in 14m Höhe dauerte einen kompletten Arbeitstag. Eine Verzögerung bei diesen Vorbereitungsarbeiten hätten sich auf fast alle Folgearbeiten der nächsten Tage ausgewirkt.

Der minutiöse Zeitplan half, Prioritäten zu setzen und Engpässe zu vermeiden. Und die laufende Kontrolle der einzelnen Zwischenschritte stellte sicher, dass der Plan auch eingehalten wurde.

Technische Herausforderungen: Licht und Audio auf höchstem Niveau

Die beeindruckende Höhe der SGKB-Halle bringt gewisse Herausforderungen bei der Beleuchtung mit sich, denn statisches, unbewegtes Licht kann erst dann von Hand ausgerichtet werden, wenn sich die Lampe an der finalen Position befindet. Und das ist in 14m Höhe ziemlich umständlich. Deswegen kamen hier nebst breit abstrahlenden LED-Flutern für ein gleichmässiges Grundlicht auch noch über 60 Movingheads zum Einsatz, die nach dem Hochfahren der Traversen bequem und schnell vom Lichtpult aus präzise ausgerichtet werden konnten, um beispielsweise die verschiedenen Essensstände perfekt ausleuchten zu können.

Doch auch die Beschallung verlangte eine genaue Planung im Vorfeld. Alles in Allem kamen knapp 40 Lautsprecher von Kling&Freitag und mehrere Verstärker mit einer Gesamtleistung von über 85’000 Watt zum Einsatz. Die Anzahl und Ausrichtung der einzelnen Lautsprecher wurde vorgängig per Simulationssoftware berechnet. Dabei wurde besonders darauf geachtet, dass vor allem der Publikumsbereich optimal beschallt wird und unerwünschte Reflexionen von den Wänden möglichst vermieden werden.

Der Showbetrieb: Flexibilität und Präzision

Wie sonst auch, hatten wir als Technikdienstleister wenig bis keinen Einfluss auf die Gestaltung des Abendprogramms. Wir müssen ja „nur“ jeweils sicherstellen, dass die einzelnen Showblöcke technisch reibungslos über die Bühne gehen. Hier half der sauber strukturierte und detaillierte Ablaufplan enorm, da von Anfang an kurze Reserven eingeplant wurden, um im Bedarfsfall verloren gegangene Zeit wieder aufholen zu können. So konnten wir, jeweils in enger Absprache mit dem Kunden, jederzeit flexibel auf kleine Verzögerungen reagieren und hätten sogar einzelnen Showblöcke abtauschen können, ohne dass es jemandem aufgefallen wäre. Alles in Allem war es aber ein wirklich gelungener Abend ohne jegliche Pannen.

Der Abbau: Nochmal volle Konzentration

Nur gerade mal sechs Stunden nach dem Ende der Veranstaltung trafen am Sonntagmorgen um 08:00 die ersten Techniker ein, um mit dem Abbau zu beginnen. Alles, was wir in drei Tagen sorgfältig aufgebaut hatten, musste bis Montagmittag wieder aus der Halle raus sein. Da bei diesem Projekt auch einiges an Fremdmaterial im Einsatz war, war auch unser Lagerist den ganzen Tag auf Platz, um alle Geräte und Kisten fortlaufend für den Abtransport am Montag richtig zu sortieren. Durch die gute Vorbereitung und die konzentrierte Mitarbeit des ganzen Teams verlief der Abbau sogar noch besser und schneller als der Aufbau, sodass am Sonntagabend fast alles Material bereits verladebereit in der Halle stand. Ein Teil ging sogar direkt zur nächsten Produktion, weshalb diese Geräte noch vor Ort auf ihre einwandfreie Funktion getestet wurden.

 Die Zahlen beeindrucken:

  • 218 Traversen
  • 60 Motorenkettenzüge
  • 184 LED-Lampen
  • 37 Lautsprecher
  • mehrere Kilometer Kabel
  • Über 42.000 Schritte legte Jan zurück – das entspricht etwa 34 Kilometern.
  • Matthias setzte mit 113.000 Schritten sogar noch einen drauf – das sind rund 90 Kilometer, die er in nur wenigen Tagen ablief.

Fazit: Gemeinsam zum Erfolg

Solche Grossprojekte zeigen, wie wichtig Flexibilität, Planung und Teamarbeit sind. Dank unserer präzisen Organisation, klaren Kommunikation und einem erfahrenen Team konnten wir den Event nicht nur erfolgreich durchführen, sondern auch unseren Kunden begeistern. Dieses Projekt ist ein weiterer Beweis dafür, dass wir auch bei den grössten Herausforderungen stets eine passende Lösung finden.